Портал органов местного самоуправления города Тамбова
Тамбовская городская Дума Тамбовской области

Отдел документооборота и кадровой работы

Тремасова Ольга Юрьевна – начальник отдела, тел.: 72-46-91

Белова Наталия Анатольевна - заместитель начальника отдела, тел.: 72-46-91

Подольская Анастасия Васильевна – заместитель начальника отдела, тел.: 72-08-59

Функции отдела документооборота и кадровой работы

Функции отдела документооборота и кадровой работы

 

1. Для решения задач по документационному обеспечению управленческой деятельности городской Думы отдел документооборота и кадровой работы выполняет следующие функции:

 организует и ведёт единую систему документооборота в городской Думе и её структурных подразделениях, в том числе и единую систему электронного документооборота;

 разрабатывает и внедряет нормативные, регламентирующие и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения деятельности городской Думы;

 осуществляет приём, проверку и регистрацию поступающих, в том числе по электронной почте, документов, обращений граждан, организаций, передаёт их по назначению;

 осуществляет регистрацию служебных, докладных записок, справок, заключений по проектам решений, заявлений депутатов;

осуществляет регистрацию, отправку и доставку исходящей корреспонденции;

 осуществляет контроль за прохождением и исполнением документов, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство по данным вопросам;

 готовит предложения по перечню и форме бланков, используемых в деятельности городской Думы;

разрабатывает номенклатуру дел городской Думы;

формирует архив документов городской Думы для последующей передачи на хранение в архивный отдел администрации города Тамбова;

ведёт Книгу Почётных граждан города Тамбова;

осуществляет регистрацию лиц, награждённых Почётным знаком «За заслуги перед городом Тамбовом», «Родительская слава города Тамбова», «Волонтер года» и Почётной грамотой города Тамбова;

осуществляет регистрацию лиц, награждённых Почётной грамотой Тамбовской городской Думы Тамбовской области;

осуществляет регистрацию лиц, поощрённых благодарностью председателя Тамбовской городской Думы Тамбовской области;

осуществляет подготовку проектов постановлений председателя городской Думы о поощрении благодарностью председателя Тамбовской городской Думы Тамбовской области;

осуществляет оформление Почётных грамот Тамбовской городской Думы Тамбовской области в соответствии с принятыми решениями городской Думы;

осуществляет оформление благодарностей председателя Тамбовской городской Думы Тамбовской области в соответствии с принятыми постановлениями председателя городской Думы;

ведёт журнал регистрации депутатских объединений в городской Думе;

организует ввод и печать всех видов машинописных работ, копирование и тиражирование документов с использованием оргтехники.

2. Для решения задач по документационному обеспечению деятельности Думы как представительного органа местного самоуправления отдел документооборота и кадровой работы выполняет следующие функции:

принимает, сортирует и регистрирует поступившие для рассмотрения на заседании городской Думы документы;

осуществляет регистрацию протоколов заседаний городской Думы, её комитетов, временных комиссий, регламентной группы, счётной комиссии, иных депутатских формирований, советов и комиссий  при городской Думе, депутатских и публичных слушаний;

 осуществляет рассылку решений городской Думы и других документов в соответствии с реестром;

направляет в уполномоченный орган администрации Тамбовской области копии решений городской Думы нормативного характера (в виде электронного документа) в целях размещения в Регистре муниципальных нормативных правовых актов;

 осуществляет приём документов для оформления удостоверений депутатов и помощников депутатов городской Думы, выдачу удостоверений и их учёт;

 обеспечивает хранение печати «Тамбовская городская Дума. Для документов», круглой печати с гербом города Тамбова диаметром 25 мм;

 ведёт электронную базу решений городской Думы и обеспечивает наличие актуальных редакций текстов решений городской Думы;

осуществляет оформление и выдачу надлежаще заверенных копий решений городской Думы;

оказывает содействие конкурсной комиссии в проведении конкурсов по отбору кандидатур на должность главы города Тамбова Тамбовской области (далее - глава города).

3. Для решения задач по документационному и организационному обеспечению деятельности председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы, заместителей председателя городской Думы, председателей комитетов городской Думы, депутатов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы отдел документооборота и кадровой работы выполняет следующие функции:

организует работу с документацией председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы, заместителей председателя городской Думы, председателей комитетов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы;

обеспечивает председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы, заместителей председателя городской    Думы, председателей комитетов городской Думы, депутатов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы необходимой информацией;

осуществляет контроль за исполнением поручений председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы, заместителей председателя городской Думы, председателей комитетов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы;

осуществляет регистрацию исходящих документов, подготовленных депутатами городской Думы, осуществляющими полномочия на непостоянной основе;

осуществляет регистрацию и передачу входящих документов депутатам городской Думы, осуществляющим полномочия на непостоянной основе;

подготавливает проекты поручений председателя городской Думы в отношении корреспонденции, поступившей на имя председателя городской Думы и в городскую Думу;

обеспечивает организацию приёмов председателем городской Думы руководителей и представителей федеральных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организацию с ними встреч, совещаний;

обеспечивает своевременное доведение до сведения председателя городской Думы информации, полученной по каналам связи;

организует приём и передачу телефонограмм с регистрацией в соответствующем журнале учёта;

готовит протокол оперативного совещания у председателя городской Думы с руководителями структурных подразделений аппарата городской Думы, доводит до них поручения председателя городской Думы и осуществляет контроль за исполнением поручений председателя городской Думы;

формирует ежедневный, недельный и ежемесячный план мероприятий с участием председателя городской Думы и первого заместителя председателя городской Думы;

информирует председателя городской Думы и первого заместителя председателя городской Думы о предстоящих мероприятиях, доводит до их сведения планы мероприятий, организаторами которых являются иные органы и организации;

обеспечивает организацию приёмов председателем городской Думы и первым заместителем председателя городской Думы посетителей  (за исключением приёмов, осуществляемых в рамках Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»);

обеспечивает организацию официальных телефонных переговоров председателя городской Думы и первого заместителя председателя городской Думы;

координирует работу по организации и проведению мероприятий с участием председателя городской Думы и первого заместителя председателя городской Думы (за исключением приёмов, осуществляемых в рамках Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»), в том числе по формированию для председателя городской Думы и первого заместителя председателя городской Думы пакета документов, необходимых для проведения встреч, совещаний, мероприятий;

подготавливает по поручению председателя городской Думы и первого заместителя председателя городской Думы необходимые документы, материалы, информации, доклады;

готовит список мероприятий, связанных с поздравлениями граждан и коллективов организаций, для представления его в отдел материально-технического обеспечения и бухгалтерского учёта;

изучает представленные органами местного самоуправления и органами государственной власти материалы, обобщает информацию, готовит аналитические справки по вопросам делопроизводства.

4. Для решения задач по кадровой работе в городской Думе отдел документооборота и кадровой работы выполняет следующие функции:

формирует кадровый состав для замещения должностей муниципальной службы;

готовит предложения о реализации положений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений председателю городской Думы;

участвует в подготовке проектов муниципальных правовых актов, связанных с поступлением на муниципальную службу, её прохождением, заключением трудового договора (контракта), назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением муниципального служащего с муниципальной службы и выходом его на пенсию;

осуществляет ведение трудовых книжек муниципальных служащих (при наличии), формирование сведений о трудовой деятельности за период прохождения муниципальной службы муниципальными служащими и представление указанных сведений в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации;

осуществляет работу по ведению трудовых книжек депутатов, осуществляющих полномочия на постоянной основе;

осуществляет работу по ведению личных дел работников городской Думы;

осуществляет работу по ведению реестра муниципальных служащих городской Думы;

выдаёт служебные удостоверения муниципальных служащих;

обеспечивает проведение конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих в кадровый резерв;

обеспечивает проведение конкурсов, аттестаций, квалификационных экзаменов;

осуществляет организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

осуществляет организацию проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу;

осуществляет организацию проверки сведений о доходах и расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих (их супругов, несовершеннолетних детей), а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, которые установлены статьёй 13 Федерального закона от 02.03.2007  № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другими федеральными законами;

разрабатывает и принимает меры по предупреждению коррупции и участвует в профилактике коррупции в городской Думе;

обеспечивает проведение и осуществляет документационное сопровождение комиссий по противодействию коррупции, созданных в городской Думе;

осуществляет сбор, обработку и хранение документов и материалов, поступивших от депутатов и муниципальных служащих городской Думы, в рамках федерального и областного законодательства, нормативных правовых актов городской Думы в сфере противодействия коррупции;

осуществляет обработку общедоступной информации, размещённой претендентами на замещение должности муниципальной службы и муниципальными служащими в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», проверку достоверности и полноты сведений об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на которых гражданин, претендующий на замещение должности муниципальной службы, муниципальный служащий размещали общедоступную информацию, а также данные, позволяющие их идентифицировать;

представляет предложения по подготовке, переподготовке и повышению квалификации муниципальных служащих городской Думы;

готовит материалы для заседания комиссии по установлению стажа муниципальной службы муниципальным служащим городской Думы, дающего право на установление надбавки за выслугу лет, осуществляет контроль за правильностью исчисления стажа работников городской Думы;

готовит сведения о работниках городской Думы в Пенсионный фонд Российской Федерации, в органы налоговой службы, в государственные статистические органы;

осуществляет организационное обеспечение командировок лиц, замещающих муниципальные должности на постоянной основе в городской Думе;

консультирует работников по вопросам кадровой работы;

решает иные вопросы кадровой работы, определённые трудовым законодательством и законами Тамбовской области, осуществляет функции в соответствии с правовыми актами городской Думы, распоряжениями председателя городской Думы.

5. В целях реализации функций, возложенных на отдел, отдел документооборота и кадровой работы:

готовит проекты постановлений и распоряжений председателя городской Думы;

участвует в организационных мероприятиях, совещаниях, проводимых в городской Думе;

осуществляет взаимодействие с Тамбовской областной Думой, структурными подразделениями администрации города, КСП города,  избирательной комиссией и другими организациями;

обеспечивает предоставление информации о деятельности городской Думы для размещения на официальном интернет-портале в соответствии с решением городской Думы от 31.03.2010 № 1375 «О перечне информации о деятельности Тамбовской городской Думы Тамбовской области, размещаемой в сети Интернет», правовыми актами председателя городской Думы;

выполняет поручения председателя городской Думы в соответствии с возложенными задачами.

1. Для решения задач по документационному обеспечению управленческой деятельности городской Думы отдел документооборота и кадровой работы выполняет следующие функции:

 организует и ведёт единую систему документооборота в городской Думе и её структурных подразделениях, в том числе и единую систему электронного документооборота;

 разрабатывает и внедряет нормативные, регламентирующие и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения деятельности городской Думы;

 осуществляет приём, проверку и регистрацию поступающих, в том числе по электронной почте, документов, обращений граждан, организаций, передаёт их по назначению;

 осуществляет регистрацию служебных, докладных записок, справок, заключений по проектам решений, заявлений депутатов;

осуществляет регистрацию, отправку и доставку исходящей корреспонденции;

 осуществляет контроль за прохождением и исполнением документов, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство по данным вопросам;

 готовит предложения по перечню и форме бланков, используемых в деятельности городской Думы;

разрабатывает номенклатуру дел городской Думы;

формирует архив документов городской Думы для последующей передачи на хранение в архивный отдел администрации города Тамбова;

ведёт Книгу Почётных граждан города Тамбова;

осуществляет регистрацию лиц, награждённых Почётным знаком «За заслуги перед городом Тамбовом», «Родительская слава города Тамбова», «Волонтер года» и Почётной грамотой города Тамбова;

осуществляет регистрацию лиц, награждённых Почётной грамотой Тамбовской городской Думы Тамбовской области;

осуществляет регистрацию лиц, поощрённых благодарностью председателя Тамбовской городской Думы Тамбовской области;

осуществляет подготовку проектов постановлений председателя городской Думы о поощрении благодарностью председателя Тамбовской городской Думы Тамбовской области;

осуществляет оформление Почётных грамот Тамбовской городской Думы Тамбовской области в соответствии с принятыми решениями городской Думы;

осуществляет оформление благодарностей председателя Тамбовской городской Думы Тамбовской области в соответствии с принятыми постановлениями председателя городской Думы;

ведёт журнал регистрации депутатских объединений в городской Думе;

организует ввод и печать всех видов машинописных работ, копирование и тиражирование документов с использованием оргтехники.

2. Для решения задач по документационному обеспечению деятельности Думы как представительного органа местного самоуправления отдел документооборота и кадровой работы выполняет следующие функции:

принимает, сортирует и регистрирует поступившие для рассмотрения на заседании городской Думы документы;

осуществляет регистрацию протоколов заседаний городской Думы, её комитетов, временных комиссий, регламентной группы, счётной комиссии, иных депутатских формирований, советов и комиссий при городской Думе, депутатских и публичных слушаний;

 осуществляет рассылку решений городской Думы и других документов в соответствии с реестром;

направляет в уполномоченный орган администрации Тамбовской области копии решений городской Думы нормативного характера (в виде электронного документа) в целях размещения в Регистре муниципальных нормативных правовых актов;

 осуществляет приём документов для оформления удостоверений депутатов и помощников депутатов городской Думы, выдачу удостоверений и их учёт;

 обеспечивает хранение печати «Тамбовская городская Дума. Для документов», круглой печати с гербом города Тамбова диаметром 25 мм;

 ведёт электронную базу решений городской Думы и обеспечивает наличие актуальных редакций текстов решений городской Думы;

осуществляет оформление и выдачу надлежаще заверенных копий решений городской Думы;

оказывает содействие конкурсной комиссии в проведении конкурсов по отбору кандидатур на должность главы города Тамбова Тамбовской области (далее - глава города).

3. Для решения задач по документационному и организационному обеспечению деятельности председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы, заместителей председателя городской Думы, председателей комитетов городской Думы, депутатов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы отдел документооборота и кадровой работы выполняет следующие функции:

организует работу с документацией председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы, заместителей председателя городской Думы, председателей комитетов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы;

обеспечивает председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы, заместителей председателя городской    Думы, председателей комитетов городской Думы, депутатов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы необходимой информацией;

осуществляет контроль за исполнением поручений председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы, заместителей председателя городской Думы, председателей комитетов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы;

осуществляет регистрацию исходящих документов, подготовленных депутатами городской Думы, осуществляющими полномочия на непостоянной основе;

осуществляет регистрацию и передачу входящих документов депутатам городской Думы, осуществляющим полномочия на непостоянной основе;

подготавливает проекты поручений председателя городской Думы в отношении корреспонденции, поступившей на имя председателя городской Думы и в городскую Думу;

обеспечивает организацию приёмов председателем городской Думы руководителей и представителей федеральных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организацию с ними встреч, совещаний;

обеспечивает своевременное доведение до сведения председателя городской Думы информации, полученной по каналам связи;

организует приём и передачу телефонограмм с регистрацией в соответствующем журнале учёта;

готовит протокол оперативного совещания у председателя городской Думы с руководителями структурных подразделений аппарата городской Думы, доводит до них поручения председателя городской Думы и осуществляет контроль за исполнением поручений председателя городской Думы;

формирует ежедневный, недельный и ежемесячный план мероприятий с участием председателя городской Думы и первого заместителя председателя городской Думы;

информирует председателя городской Думы и первого заместителя председателя городской Думы о предстоящих мероприятиях, доводит до их сведения планы мероприятий, организаторами которых являются иные органы и организации;

обеспечивает организацию приёмов председателем городской Думы и первым заместителем председателя городской Думы посетителей           (за исключением приёмов, осуществляемых в рамках Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»);

обеспечивает организацию официальных телефонных переговоров председателя городской Думы и первого заместителя председателя городской Думы;

координирует работу по организации и проведению мероприятий с участием председателя городской Думы и первого заместителя председателя городской Думы (за исключением приёмов, осуществляемых в рамках Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»), в том числе по формированию для председателя городской Думы и первого заместителя председателя городской Думы пакета документов, необходимых для проведения встреч, совещаний, мероприятий;

подготавливает по поручению председателя городской Думы и первого заместителя председателя городской Думы необходимые документы, материалы, информации, доклады;

готовит список мероприятий, связанных с поздравлениями граждан и коллективов организаций, для представления его в отдел материально-технического обеспечения и бухгалтерского учёта;

изучает представленные органами местного самоуправления и органами государственной власти материалы, обобщает информацию, готовит аналитические справки по вопросам делопроизводства.

4. Для решения задач по кадровой работе в городской Думе отдел документооборота и кадровой работы выполняет следующие функции:

формирует кадровый состав для замещения должностей муниципальной службы;

готовит предложения о реализации положений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений председателю городской Думы;

участвует в подготовке проектов муниципальных правовых актов, связанных с поступлением на муниципальную службу, её прохождением, заключением трудового договора (контракта), назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением муниципального служащего с муниципальной службы и выходом его на пенсию;

осуществляет ведение трудовых книжек муниципальных служащих (при наличии), формирование сведений о трудовой деятельности за период прохождения муниципальной службы муниципальными служащими и представление указанных сведений в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации;

осуществляет работу по ведению трудовых книжек депутатов, осуществляющих полномочия на постоянной основе;

осуществляет работу по ведению личных дел работников городской Думы;

осуществляет работу по ведению реестра муниципальных служащих городской Думы;

выдаёт служебные удостоверения муниципальных служащих;

обеспечивает проведение конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих в кадровый резерв;

обеспечивает проведение конкурсов, аттестаций, квалификационных экзаменов;

осуществляет организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

осуществляет организацию проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу;

осуществляет организацию проверки сведений о доходах и расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих (их супругов, несовершеннолетних детей), а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, которые установлены статьёй 13 Федерального закона от 02.03.2007  № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другими федеральными законами;

разрабатывает и принимает меры по предупреждению коррупции и участвует в профилактике коррупции в городской Думе;

обеспечивает проведение и осуществляет документационное сопровождение комиссий по противодействию коррупции, созданных в городской Думе;

осуществляет сбор, обработку и хранение документов и материалов, поступивших от депутатов и муниципальных служащих городской Думы, в рамках федерального и областного законодательства, нормативных правовых актов городской Думы в сфере противодействия коррупции;

осуществляет обработку общедоступной информации, размещённой претендентами на замещение должности муниципальной службы и муниципальными служащими в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», проверку достоверности и полноты сведений об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на которых гражданин, претендующий на замещение должности муниципальной службы, муниципальный служащий размещали общедоступную информацию, а также данные, позволяющие их идентифицировать;

представляет предложения по подготовке, переподготовке и повышению квалификации муниципальных служащих городской Думы;

готовит материалы для заседания комиссии по установлению стажа муниципальной службы муниципальным служащим городской Думы, дающего право на установление надбавки за выслугу лет, осуществляет контроль за правильностью исчисления стажа работников городской Думы;

готовит сведения о работниках городской Думы в Пенсионный фонд Российской Федерации, в органы налоговой службы, в государственные статистические органы;

осуществляет организационное обеспечение командировок лиц, замещающих муниципальные должности на постоянной основе в городской Думе;

консультирует работников по вопросам кадровой работы;

решает иные вопросы кадровой работы, определённые трудовым законодательством и законами Тамбовской области, осуществляет функции в соответствии с правовыми актами городской Думы, распоряжениями председателя городской Думы.

5. В целях реализации функций, возложенных на отдел, отдел документооборота и кадровой работы:

готовит проекты постановлений и распоряжений председателя городской Думы;

участвует в организационных мероприятиях, совещаниях, проводимых в городской Думе;

осуществляет взаимодействие с Тамбовской областной Думой, структурными подразделениями администрации города, КСП города, избирательной комиссией и другими организациями;

обеспечивает предоставление информации о деятельности городской Думы для размещения на официальном интернет-портале в соответствии с решением городской Думы от 31.03.2010 № 1375 «О перечне информации о деятельности Тамбовской городской Думы Тамбовской области, размещаемой в сети Интернет», правовыми актами председателя городской Думы;

выполняет поручения председателя городской Думы в соответствии с возложенными задачами.