Портал органов местного самоуправления города Тамбова
Тамбовская городская Дума Тамбовской области

Отдел делопроизводства

Тремасова Ольга Юрьевна – начальник отдела, тел.: 72-46-91

Белова Наталия Анатольевна - заместитель начальника отдела, тел.: 72-46-91

Функции отдела делопроизводства

Функции отдела делопроизводства

 

Для решения задач по документационному обеспечению управленческой деятельности городской Думы отдел делопроизводства выполняет следующие функции:

организует и ведет единую систему документооборота в городской Думе и ее структурных подразделениях, в том числе и единую систему электронного документооборота;

разрабатывает и внедряет нормативные, регламентирующие и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения деятельности городской Думы;

осуществляет прием, проверку и регистрацию поступающих, в том числе по электронной почте, документов, обращений граждан, организаций, передает их по назначению;

осуществляет регистрацию служебных, докладных записок, справок, заключений по проектам решений, заявлений депутатов по вопросам повестки дня заседания городской Думы, информации, поступившей посредством факсимильной связи;

осуществляет регистрацию, отправку и доставку исходящей корреспонденции;

осуществляет контроль за прохождением и исполнением документов, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство по данным вопросам;

готовит предложения по перечню и форме бланков, используемых в деятельности городской Думы;

разрабатывает номенклатуру дел городской Думы;

формирует архив документов городской Думы для последующей передачи на хранение в архивный отдел администрации города Тамбова;

ведет Книгу Почетных граждан города Тамбова;

осуществляет регистрацию лиц, награжденных Почетным знаком "За заслуги перед городом Тамбовом", "Родительская слава города Тамбова" и Почетной грамотой города Тамбова;

ведет журнал регистрации фракций в городской Думе;

организует ввод и печать всех видов машинописных работ, копирование и тиражирование документов с использованием оргтехники.

2. Для решения задач по документационному обеспечению деятельности Думы как представительного органа местного самоуправления отдел делопроизводства выполняет следующие функции:

принимает, сортирует и регистрирует поступившие для рассмотрения на заседании городской Думы документы;

осуществляет регистрацию протоколов заседаний городской Думы, ее комитетов, временных комиссий, регламентной группы, счетной комиссии, иных депутатских формирований, советов и комиссий при городской Думе, депутатских и публичных слушаний;

осуществляет рассылку решений городской Думы и других документов в соответствии с реестром;

осуществляет прием документов для оформления удостоверений помощников депутатов городской Думы, выдачу удостоверений и их учет;

обеспечивает хранение печати городской Думы "для документов";

ведет электронную базу решений городской Думы и обеспечивает наличие актуальных редакций текстов решений городской Думы;

оказывает содействие конкурсной комиссии в проведении конкурсов на должность главы города Тамбова Тамбовской области (далее - глава города), председателя Контрольно-счетной палаты города Тамбова в пределах функций, возложенных на отдел.

 

3. Для решения задач по документационному обеспечению деятельности председателя городской Думы, первого заместителя, заместителей председателя городской Думы, председателей комитетов городской Думы, депутатов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы отдел делопроизводства выполняет следующие функции:

организует работу с документацией председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы, заместителей председателя городской Думы, председателей комитетов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы;

обеспечивает председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы, заместителей председателя городской Думы, председателей комитетов городской Думы, депутатов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы необходимой информацией;

исполняет поручения председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы, заместителей председателя городской Думы, председателей комитетов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы;

осуществляет контроль за исполнением поручений первого заместителя председателя городской Думы, заместителей председателя городской Думы, председателей комитетов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы;

осуществляет регистрацию исходящих документов, подготовленных депутатами городской Думы, осуществляющими полномочия на непостоянной основе;

осуществляет регистрацию и передачу входящих документов депутатам городской Думы, осуществляющим полномочия на непостоянной основе;

изучает представленные органами местного самоуправления и органами государственной власти материалы, обобщает информацию, готовит аналитические справки по вопросам делопроизводства.

4. В целях реализации функций, возложенных на отдел, отдел делопроизводства:

готовит проекты постановлений и распоряжений председателя городской Думы;

участвует в организационных мероприятиях, совещаниях, проводимых в городской Думе;

осуществляет взаимодействие с Тамбовской областной Думой, структурными подразделениями администрации города, КСП города, избирательной комиссией и другими организациями;

обеспечивает предоставление информации о деятельности городской Думы для размещения на официальном сайте в соответствии с решением городской Думы от 31.03.2010 N 1375 "О перечне информации о деятельности Тамбовской городской Думы, размещаемой в сети Интернет", правовыми актами председателя городской Думы;